Chủ YếU Tổ Chức Phi Lợi Nhuận 40 Ý tưởng để Tạo và Quảng bá Báo cáo Thường niên cho Tổ chức Phi lợi nhuận của bạn

40 Ý tưởng để Tạo và Quảng bá Báo cáo Thường niên cho Tổ chức Phi lợi nhuận của bạn

tổ chức phi lợi nhuận báo cáo hàng năm bố cục nội dung dữ liệu biểu đồ tình nguyệnHàng năm, các tổ chức phi lợi nhuận có cơ hội cập nhật các nhà tài trợ và công chúng về tiến trình, thành tích và tài chính của họ trong báo cáo hàng năm. Một số công bố báo cáo vào năm mới và một số khác vào cuối một quý quan trọng. Báo cáo là một cơ hội tuyệt vời để cho mọi người thấy bạn đang hoàn thành sứ mệnh của mình như thế nào thông qua các câu chuyện, số liệu thống kê và ảnh. Hãy thử những ý tưởng này để tạo và quảng bá báo cáo hàng năm tiếp theo của bạn.

Bắt đầu: Lập kế hoạch và Quản lý Dự án

  1. Khán giả - Đầu tiên, hãy xem xét khán giả của bạn. Báo cáo hàng năm thường được viết theo một trong hai cách. Bạn đang nói với công chúng hay cụ thể là với các nhà tài trợ? Ngôn ngữ bạn sử dụng trong báo cáo phải phản ánh đối tượng của bạn. Nếu báo cáo dành cho các nhà tài trợ, hãy đảm bảo rằng nó giải quyết các mối quan tâm liên quan và giải đáp các câu hỏi. Nếu bạn thiết kế nó cho công chúng, ngôn ngữ phải mang tính thông tin và mọi người dễ dàng đọc và đọc.
  2. Do nhà tài trợ thúc đẩy Ngôn ngữ - Nếu báo cáo dành riêng cho nhà tài trợ, hãy tập trung vào lòng biết ơn bằng cách sử dụng ngôn ngữ phản ánh sự tham gia và đóng góp. Ví dụ: 'Bạn đã giúp thực hiện sáng kiến ​​sau đây ...' Hãy cố gắng tạo ra một tác phẩm mà các nhà tài trợ của bạn muốn giữ trên bàn cà phê của họ để chia sẻ với những người khác. Các nhà tài trợ nên hiểu mục tiêu của tổ chức của bạn và thành tích của tổ chức phi lợi nhuận cũng là thành tích của họ. Hãy nhớ rằng các nhà tài trợ thường đóng góp theo nhiều cách, không chỉ đóng góp tài chính.
  3. Theo hướng công cộng Ngôn ngữ - Công chúng phải có thể đọc báo cáo và hiểu được tầm nhìn của tổ chức phi lợi nhuận một cách dễ dàng, và cụ thể là sứ mệnh đó đã được hoàn thành như thế nào trong suốt cả năm. Tránh ngôn ngữ cụ thể có thể chỉ có ý nghĩa đối với người tặng hoặc người trong cuộc.
  4. Ngân sách - Xác định ngân sách dự án của bạn và cách bạn sẽ phân bổ nó khi lập báo cáo hàng năm. Ngân sách sẽ giúp xác định định dạng và nguồn lực.
  5. Lên kế hoạch trước - Tạo tiến trình chi tiết của dự án và hệ thống theo dõi tiến độ báo cáo. Nghiên cứu các lựa chọn thuê ngoài và đưa chúng vào tiến trình tổng thể. Bạn sẽ cho khán giả lựa chọn cách xem nội dung trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, video hoặc bài đăng trên blog? Bạn sẽ liên kết đến nó trong ứng dụng của mình hay trong một chiến dịch email? Lên kế hoạch cho phù hợp.
  6. Thang đo cho Scope Creep - Rủi ro phạm vi xảy ra khi tiến trình tổng thể và kế hoạch cho dự án của bạn mở rộng trong khi dự án đang trong quá trình xử lý, do đó làm thay đổi kết quả tổng thể hoặc có thể thực hiện được. Trong thế giới quản lý dự án, phạm vi thay đổi là một vấn đề phổ biến và giúp các thành viên trong nhóm chú ý đến nó và thậm chí lên kế hoạch cho nó. Khi bạn cảm nhận được sự thay đổi này, hãy dành một chút thời gian để vào cùng một trang với nhóm của bạn và xác định rõ ràng những thay đổi của dự án sẽ có ý nghĩa như thế nào đối với tiến trình tổng thể.

Tất cả về Quang học: Chọn định dạng của bạn

  1. Định dạng ngắn - Các báo cáo hàng năm ngắn có độ dài tối đa từ ba đến bốn trang và là một phần ngắn gọn để khởi động các kết quả quan trọng về sứ mệnh của tổ chức bạn. Các báo cáo ngắn nêu bật thông tin cấp chiến lược và giả sử mọi người đã biết thông tin chi tiết về tổ chức. Bao gồm thông tin về nơi khán giả của bạn có thể đến để tìm thông tin chi tiết hơn.
  2. Định dạng dài - Các báo cáo dài hơn năm trang, chứa nhiều nội dung và có xu hướng bao gồm các điểm thông tin và cảm hứng thông qua một câu chuyện. Cân nhắc bao gồm mục lục để mọi người có thể nhanh chóng tham khảo các phần mà họ quan tâm nhất khi xem xét.
  3. Cân nhắc Đa phương tiện - Để nổi bật so với các tổ chức khác, hãy nghĩ về một định dạng phi truyền thống cho báo cáo của bạn. Chọn một hình thức truyền thông độc đáo và đúng với tổ chức phi lợi nhuận của bạn - như video về những người bạn đang giúp đỡ ở nước ngoài hoặc một bài luận ảnh bao gồm một nghiên cứu điển hình tại địa phương. Nếu tổ chức của bạn có podcast, hãy dự định dành thời gian chia sẻ kết quả và câu chuyện từ báo cáo. Cá nhân hóa định dạng theo tổ chức của bạn và giới hạn ngân sách. Ví dụ, nếu bạn là một cơ quan môi trường, bạn có thể in một vài báo cáo về gỗ hoặc vật liệu tái chế.
  4. Biến nó thành nghệ thuật - Chọn một chủ đề hoặc kế hoạch thiết kế phù hợp với ngành của bạn. Ví dụ: một tổ chức phi lợi nhuận chuyên về nhiếp ảnh có thể tạo báo cáo hàng năm của mình ở mặt sau của một loạt các bức ảnh gốc của họ. Như một phần thưởng bổ sung, các nhà tài trợ có thể giữ và đóng khung bản báo cáo như một tác phẩm nghệ thuật cho ngôi nhà của họ.
  5. Bố cục trực quan - Quyết định màu sắc mẫu và định dạng cuối cùng (in hoặc kỹ thuật số). Bạn sẽ sử dụng phiên bản logo nào? Tách các khối văn bản bằng hình ảnh và dấu ngoặc kép liệt kê số liệu thống kê, đồ họa hoặc nghiên cứu điển hình. Sử dụng đồ họa thông tin tương tác hoặc dòng thời gian hoạt hình để minh họa các số liệu thống kê và các mốc quan trọng giúp chúng dễ đọc hơn. Hãy nhớ rằng, khoảng trắng là bạn của bạn. Bạn muốn sử dụng nội dung xuất sắc và ngắn gọn trong khi vẫn hiển thị kết quả tốt nhất của mình.
  6. Ảnh chụp - Sử dụng ảnh nghệ thuật (trái ngược với văn bản) để thu hút người đọc và kể câu chuyện của bạn. Nghiên cứu các trang web cung cấp hình ảnh có sẵn miễn phí hoặc chi phí thấp hoặc cân nhắc mua hình ảnh từ một nhiếp ảnh gia địa phương trong khu vực của bạn. Xem mọi trang trong báo cáo của bạn là bất động sản chính và làm cho nội dung có ý nghĩa và hấp dẫn.
tổ chức từ thiện phi lợi nhuận gala gây quỹ gây quỹ lợi ích bữa ăn tối đấu giá biểu mẫu đăng ký tình nguyện viên xây dựng môi trường sống xây dựng dịch vụ màu xanh đăng ký

Tạo nội dung: Bao gồm những gì

  1. Kể toàn bộ câu chuyện - Trong một báo cáo định dạng dài, hãy kể một câu chuyện toàn diện từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng. Câu chuyện là thứ thu hút và thu hút trái tim mọi người, không chỉ tâm trí của họ. Đặt bức ảnh đẹp nhất của bạn lên trang bìa và đảm bảo rằng tất cả các nghiên cứu điển hình đều bao gồm một bức ảnh. Nếu bạn đang in và đóng gáy báo cáo, hãy trao đổi với máy in của bạn về độ phân giải ảnh và các tùy chọn in kỹ thuật số và máy ép mạ. Để đảm bảo bạn đạt được mục tiêu tổng thể của mình, hãy dành một chút thời gian để phân cảnh toàn bộ báo cáo trước khi viết và thu thập nội dung. Làm rõ 'lý do' cho báo cáo và cho toàn bộ tổ chức của bạn và làm cho nó rõ ràng.
  2. Ăn mừng - Làm cho báo cáo của bạn kỷ niệm. Báo cáo thường niên là một cơ hội tuyệt vời để tôn vinh những thành tựu đã đạt được trong năm qua. Đôi khi học có nghĩa là học từ thất bại cũng như thành công. Hãy gắn bó với ngôn ngữ tích cực và xem nó tạo ra sự khác biệt.
  3. Không chấp nhận được - Sẵn sàng ghi nhận lỗi nếu có. Ví dụ: 'Chúng tôi đã thử X, và nó không hiệu quả, nhưng chúng tôi đã học được X từ nó, vì vậy nó đã nâng cao nguyên nhân của chúng tôi.' Hầu hết các nhà tài trợ đều chấp nhận rủi ro được tính toán. Chỉ cần trung thực về nó và ghi lại cách bạn đã học được từ nó.
  4. Nghiên cứu điển hình - Bao gồm ít nhất một nghiên cứu điển hình hoặc câu chuyện tác động từ thực địa. Mọi người nên cảm thấy truyền cảm hứng sau khi đọc nó và sẵn sàng hành động. Ngoài ra, hãy viết ngắn gọn để mọi người có nhiều khả năng đọc nó hơn.
  5. Thư của Tổng thống - Bao gồm một bức thư chân thành từ chủ tịch hoặc giám đốc điều hành của bạn. Điều này nên bao gồm những gì anh ấy hoặc cô ấy tự hào nhất trong năm qua và tầm nhìn của họ trong năm tới.
  6. Báo giá & Xác nhận - Bao gồm báo giá từ những người thụ hưởng khi có thể và xác nhận từ những người bạn đã phục vụ. Nó kết nối người đọc với những người thụ hưởng và mang sứ mệnh của tổ chức vào cuộc sống. Sử dụng trích dẫn và xác nhận từ những người có uy tín phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức phi lợi nhuận của bạn.
  7. Tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn - Bao gồm tuyên bố sứ mệnh và / hoặc tầm nhìn của bạn và sau đó đảm bảo rằng báo cáo của bạn ghi lại cách bạn đang thực hiện tầm nhìn và sứ mệnh đó. Hiển thị kết quả cụ thể cũng như câu chuyện đầy cảm hứng. Điều này sẽ giúp khán giả của bạn hiểu được vấn đề mà tổ chức phi lợi nhuận của bạn đang nỗ lực giải quyết và tổ chức phi lợi nhuận của bạn đang làm gì để trợ giúp.
  8. Đa dạng - Kiểm tra hình ảnh và nội dung của bạn để chắc chắn rằng nó đang sử dụng ngôn ngữ hòa nhập sẽ thu hút nhiều độc giả. Nội dung và hình ảnh của bạn phải phản ánh dân số mà tổ chức phi lợi nhuận của bạn phục vụ.
  9. Xem xét Bản quyền - Trích dẫn các nguồn cần thiết cho các trích dẫn hoặc dữ liệu trong báo cáo của bạn và cung cấp tín dụng cho ảnh hoặc nội dung đã mượn. Nghiên cứu luật bản quyền trong ngành của bạn để đảm bảo dự án của bạn tuân theo quy trình.
  10. Thông tin liên lạc - Cung cấp thông tin liên hệ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn ở cuối báo cáo, bao gồm địa chỉ gửi thư, số điện thoại, trang web và các phương tiện truyền thông xã hội. Nếu mọi người sẵn sàng đưa ra sau khi xem báo cáo, hãy đảm bảo rằng bạn có cách từng bước để họ thực hiện điều đó.
  11. Cơ quan công nhận - Liệt kê bất kỳ cơ quan kiểm định nào mà bạn cũng thuộc về, chẳng hạn như Better Business Bureau hoặc Charity Navigator. Lập kế hoạch cung cấp một chồng báo cáo in cho họ để hiển thị.

Chuyển tiền: Chi tiết tài chính

  1. Cam kết minh bạch - Báo cáo chính xác và dễ đọc các tài chính. Sử dụng biểu đồ hình tròn có khóa dễ đọc cho bản tóm tắt tài chính toàn cảnh và cho mọi người biết nơi họ có thể truy cập các báo cáo thường niên trước đây hoặc những năm 990. Hiển thị bao nhiêu ngân sách dành cho quản lý và bao nhiêu sẽ dành cho chi phí chương trình.
  2. Đồ thị - Sử dụng đồ thị để cân bằng các số với dữ kiện thời gian thực. Hầu hết mọi người đọc lướt các báo cáo hàng năm, vì vậy hãy làm nổi bật bất kỳ điều gì quan trọng. Đối với những người muốn tìm hiểu kỹ, hãy đảm bảo phân tích các hoạt động, lợi nhuận và doanh thu khác của bạn rõ ràng. Trình chiếu là một định dạng tuyệt vời để hiển thị biểu đồ và đồ thị.
  3. Tác động của tài chính - Giải thích tác động và cuộc sống đã thay đổi như thế nào. Bạn nên có một số gạch đầu dòng và đồ họa ở đây với các con số dễ đọc, đồ họa và ảnh đơn giản. Ví dụ: '1.000 trẻ em được dạy kèm, chăm sóc và đồ ăn nhẹ bổ dưỡng tại chương trình ngoài giờ của chúng tôi trong năm qua.' Cố gắng bao gồm 5 điểm nổi bật chính. Nếu bạn bao gồm nhiều hơn thế, thông tin bắt đầu bị mất. Sử dụng đồ họa để giữ cho nó thú vị về mặt hình ảnh.
  4. Kiểm tra thực tế - Kiểm tra và kiểm tra lại tất cả các số liệu thống kê và trích dẫn cũng như chính tả của các tên được sử dụng trong báo cáo. Lập kế hoạch cho nhiều giai đoạn xem xét để nhiều người có thể kiểm tra lỗi.

Tập trung vào mục đích: Cảm ơn những người đóng góp và Cast Vision

  1. Đội - Giới thiệu mọi người với nhân viên của bạn hoặc nhóm điều hành cho các tổ chức lớn hơn. Điều này có thể nằm trong thanh bên bên cạnh thông tin thích hợp khác. Trong một báo cáo không chính thức, bạn có thể chia sẻ những sự thật ngớ ngẩn về các nhân viên. Để có phần giới thiệu chính thức hơn, hãy chia sẻ ảnh chụp đầu và tiểu sử ngắn gọn.
  2. Ban giám đốc - Bao gồm tên và vai trò của các thành viên hội đồng quản trị. Lên kế hoạch cho mỗi thành viên hội đồng quản trị một chồng báo cáo đã in để chia sẻ với bạn bè. Đừng quên cảm ơn hội đồng quản trị về dịch vụ của họ và nhiều cách họ đóng góp cho tổ chức chung.
  3. Đánh dấu nhà tài trợ - Một số tổ chức phi lợi nhuận lớn muốn làm nổi bật những người đóng góp chính. Bạn có thể liệt kê chúng trong thanh bên hoặc có các hộp Tiêu điểm của Nhà tài trợ với các câu chuyện ngắn cho mỗi hộp.
  4. Cảm ơn bạn Ghi chú - Xem xét bao gồm các ghi chú cảm ơn từ các thành viên trong nhóm ở tất cả các cấp: giám đốc, biên tập viên, hội đồng quản trị, hành chính. Điều này bổ sung một yếu tố cá nhân khác để giúp tăng cường kết nối giữa các nhà tài trợ và nhân viên.
  5. Ảnh ứng cử viên - Cân nhắc đưa vào ảnh hậu trường vui nhộn hoặc ảnh chân thực. Điều này giúp các nhà tài trợ hiểu và biết bạn nhiều hơn và cảm thấy gắn bó hơn. Những hình ảnh này có thể tăng gấp đôi dưới dạng các bài đăng trên mạng xã hội để quảng cáo báo cáo.
  6. Tầm nhìn cho tương lai - Hầu hết các báo cáo thường niên nêu bật những gì đã xảy ra trong năm qua, nhưng cũng cân nhắc làm nổi bật tầm nhìn của bạn trong năm, ba năm hoặc năm năm tới. Điều này là lý do thuyết phục để các nhà tài trợ tiếp tục đầu tư vào tổ chức.

Truyền đạt thông tin: Cách quảng bá

  1. Điều chỉnh theo định dạng - Tùy chỉnh kế hoạch khuyến mãi dựa trên định dạng báo cáo của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tiết lộ một trang web cụ thể hoặc phần mới của trang web với thông tin báo cáo về nó, bạn sẽ muốn kiểm tra nó và tìm ra các lỗi trước khi công khai. Khi nó đã sẵn sàng, hãy gửi email cho các nhà tài trợ của bạn với liên kết liên quan hoặc bản xem trước để thu hút họ nhấp vào để đọc thêm. Nếu bạn đang tạo một bản in, hãy chuẩn bị sẵn nó dưới dạng PDF và dưới dạng bản in ra giấy. PDF cũng phải có sẵn để xem và tải xuống trên trang web của bạn. Các bản in ra giấy có thể ở dạng sách nhỏ, sách mỏng hoặc áp phích.
  2. Bao bì - Gửi báo cáo hàng năm cho mọi nhà tài trợ kèm theo thư cảm ơn. Nếu gửi bản in ra giấy, hãy xem xét cách đóng gói / gửi thư gốc là duy nhất cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét bạn đang gửi nó cho ai. Nhiều nhà tài trợ trẻ tuổi thích bản sao điện tử và các nhà tài trợ lớn tuổi thích bản cứng. Điều này không phải luôn luôn như vậy, vì vậy điều cần thiết là phải biết các nhà tài trợ của bạn và những gì họ thích.
  3. Nội dung truyền thông xã hội - Ngay từ đầu trong dòng thời gian của dự án, hãy cân nhắc viết nội dung trên mạng xã hội cho các kênh bạn sẽ sử dụng để quảng bá báo cáo.
  4. Lập kế hoạch sự kiện - Ghép nối việc triển khai báo cáo hàng năm của bạn với một sự kiện mà tổ chức của bạn đã đăng cai, chẳng hạn như bữa tối tri ân tình nguyện viên hoặc tiệc kỷ niệm thành lập công ty. Không có một sự kiện sắp tới? Lập kế hoạch và kỷ niệm công việc khó khăn mà tổ chức của bạn đã thực hiện trong năm nay. Đảm bảo các thành viên hội đồng quản trị của bạn xem báo cáo trước sự kiện này để họ có thể tham khảo khi trò chuyện với nhân viên và tình nguyện viên.
  5. Giao tay - Khi có thể, hãy giao nộp các báo cáo thường niên bản cứng. Nó thêm dấu ấn cá nhân và nó mang lại cho các nhà tài trợ cơ hội tham gia và đặt câu hỏi.
  6. Cuộc gọi hội nghị - Một số tổ chức phi lợi nhuận đang bỏ tất cả các báo cáo chính thức sang một bên cho cuộc gọi hội nghị quốc gia, nơi CEO hoặc giám đốc điều hành dẫn đầu cuộc thảo luận với các bên liên quan và các nhà tài trợ về tiến độ và tác động của năm qua. Điều này cung cấp thảo luận cá nhân, tùy chọn cho Hỏi và Đáp và thông tin thời gian thực.
  7. Đa phương tiện tương tác - Ngoài các tùy chọn kỹ thuật số, một số tổ chức phi lợi nhuận đang tạo các trang web tương tác cho báo cáo hàng năm của họ để tải số liệu thống kê trong thời gian thực hoặc liên quan đến hoạt ảnh cho đồ họa thông tin. Gửi liên kết đến cả các nhà tài trợ hiện tại và tiềm năng và đưa vào các bài đăng trên mạng xã hội. Thu hút sự chú ý trong cộng đồng của bạn bằng cách giới thiệu báo cáo cho phương tiện truyền thông địa phương của bạn.

Bạn và nhân viên của bạn sẽ thích tạo báo cáo hàng năm của mình khi bạn ghi nhớ và kỷ niệm một năm qua. Cần khuyến khích nhân viên, nhà tài trợ và tình nguyện viên thấy tác động của họ và đóng vai trò như một công cụ để thúc đẩy tổ chức của bạn phát triển. Hãy nhớ rằng nó cũng sẽ trở thành một nguồn lực quý giá để vun đắp các mối quan hệ đối tác mới. Hãy tận hưởng khi bạn nhớ và ăn mừng!



Andrea Johnson là một người Texas bản địa hiện đang sống ở Charlotte, N.C., với chồng và hai con gái. Cô ấy thích chạy, chụp ảnh và ăn sô cô la ngon.


DesktopLinuxAtHome giúp tổ chức phi lợi nhuận trở nên dễ dàng.


Bài ViếT Thú Vị