Chủ YếU Tổ Chức Phi Lợi Nhuận Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện gây quỹ

Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện gây quỹ

Các sự kiện gây quỹ có thể huy động được nhiều tiền cho tổ chức của bạn nếu chúng được lên kế hoạch và thực hiện tốt, nhưng chúng cũng có thể tốn thời gian và tốn kém. Điều quan trọng là lập kế hoạch chiến lược và vạch ra ngân sách, mục đích và mục tiêu của bạn trước. Sau khi chọn ngày và tạo kế hoạch tổng thể cho sự kiện của bạn, việc này sẽ giúp bạn tạo dòng thời gian và danh sách kiểm tra để bạn có thể đi đúng hướng. Chúc may mắn và vui vẻ!

Sáu tháng hết (hoặc hơn)

  • Xác định mục đích - Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch, hãy quyết định mục đích của sự kiện của bạn. Nó là để gây quỹ hay nó cũng là để giáo dục các nhà tài trợ trong tổ chức của bạn? Nhiều mục tiêu cũng được, nhưng tốt nhất nên có một mục đích chính thúc đẩy sự kiện. Hãy ghi nhớ các mục tiêu chính và phụ của bạn trong quá trình lập kế hoạch để bạn luôn tập trung vào bức tranh lớn.
  • Mục tiêu đề ra và Mục tiêu - Đặt mục tiêu và mục tiêu cụ thể cho sự kiện gây quỹ của bạn. Bạn đang cố gắng huy động bao nhiêu tiền? Nó dành cho một lĩnh vực hay nhiều lĩnh vực của tổ chức phi lợi nhuận, doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn? Hãy ghi nhớ mục tiêu gây quỹ của bạn khi bạn đặt ngân sách của mình.
  • Ủy quyền - Các tổ chức lớn hơn có thể có toàn bộ bộ phận tổ chức sự kiện, đó là một món quà. Nếu đúng như vậy, hãy cung cấp cho nhóm một bản phác thảo rõ ràng về mục tiêu, mục tiêu và ngân sách của bạn, và để họ lập kế hoạch chính. Đối với phần còn lại của chúng ta, cần có một ngôi làng - hoặc ít nhất là một ủy ban thực sự hiệu quả. Yêu cầu người lập kế hoạch sự kiện chính hoặc giám đốc phát triển của bạn tuyển dụng một ủy ban để giám sát các khía cạnh khác nhau của hoạt động gây quỹ. Sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nhiều nếu có vai trò, mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng.
  • Nhắm mục tiêu đối tượng của bạn - Để xác định xem bạn đang mời và / hoặc bán vé cho ai, hãy nghĩ xem đối tượng mục tiêu của bạn là ai và sự kiện có phù hợp với gia đình hay không. Điều này sẽ giúp xác định chủ đề, thức ăn và hoạt động của bạn. Ngoài ra, nếu bạn đang mời toàn bộ danh mục nhà tài trợ của mình - cho dù đó là 100 hay 1.000 người - hãy cân nhắc nếu bạn muốn họ mời bạn bè.
  • Ước tính chuyên cần - Ước tính số lượng người mà bạn nghĩ sẽ đến dựa trên số lượng bạn đang mời và những gì bạn biết về cơ sở tài trợ của mình. Điều này sẽ xác định giá vé và quy mô của địa điểm bạn cần xác định. Đương nhiên, điều này dễ ước tính hơn nếu đó là một sự kiện hàng năm.
  • Thiết lập ngân sách - Vạch ra ngân sách thực tế và làm việc trong phạm vi các thông số đó. Nếu đó là một sự kiện lần đầu tiên, thì bạn sẽ phải thực hiện một số phỏng đoán có giáo dục. Nói chuyện với các tổ chức khác có quy mô tương tự đã tổ chức các sự kiện tương tự và xem họ có bất kỳ đề xuất nào về ngân sách hay không. Xem xét chi phí địa điểm, thức ăn, phí diễn giả / đi lại / ăn ở, ban nhạc / DJ, hoa, trang trí và ưu đãi.
  • Đặt giá mỗi vé - Xác định số tiền bạn muốn kiếm được trên mỗi vé để xác định chi phí cho mỗi vé và số lượng vé bạn cần bán. Một số sự kiện cũng có nhiều mức vé và điểm vào cửa, chẳng hạn như vé ăn tối hoặc đồ uống và vé sau bữa tiệc. Bạn cũng có thể bán vé VIP với các đặc quyền như đỗ xe cho khách và chỗ ngồi ưu tiên.
  • Tìm và Đặt một Địa điểm - Sau khi quyết định quy mô và phạm vi sự kiện của bạn, hãy tìm một địa điểm phù hợp với ngân sách của bạn và giúp tạo ra bầu không khí bạn muốn tại buổi gây quỹ của mình. Hãy đặt trước và thanh toán mọi khoản đặt cọc bắt buộc. Nếu sự kiện của bạn diễn ra ngoài trời, bạn nên nghiên cứu xem có cần giấy phép cho lều, động vật, âm thanh, ánh sáng, pháo hoa, v.v.
  • Thông báo chi tiết - Thông báo cho tất cả những người thích hợp về hoạt động gây quỹ của bạn, cả trong nội bộ và bên ngoài. Trường học, tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức của bạn sẽ muốn đưa hoạt động gây quỹ vào lịch chính, sau đó đặt thời gian để mời các nhà tài trợ và thông báo cho công chúng.
  • Tuyển dụng tài trợ của công ty - Nhiều sự kiện gây quỹ liên quan đến các đối tác công ty tài trợ bàn hoặc bảo lãnh cho một phần nào đó của sự kiện. Việc hình thành các mối quan hệ đối tác này sẽ tác động trực tiếp đến ngân sách của bạn và số tiền bạn có thể chi tiêu cho các lĩnh vực tốn kém khác như thực phẩm. Trước khi tuyển dụng, hãy quyết định cách bạn sẽ nhận ra các nhà tài trợ. Trong các chương trình? Từ sân khấu? Trên biển báo?
  • Chọn một chủ đề - Xác định giọng điệu và chủ đề cho đợt gây quỹ của bạn. Một số sự kiện là trang trọng và một số là bình thường. Những yếu tố này sẽ quyết định cách bạn lên kế hoạch và trang trí. Các sự kiện theo chủ đề rất thú vị để lên kế hoạch và tham dự, nhưng không phải sự kiện nào cũng cần phải có. Đôi khi tốt nhất là giữ cho nó đơn giản và không thay đổi chủ đề mỗi năm. Bằng cách tổ chức 'Dạ tiệc phi lợi nhuận hàng năm X', bạn giảm bớt gánh nặng lập kế hoạch cho nhân viên và tình nguyện viên của mình cũng như chi tiêu tiền cho trang trí và đồ họa mới. Mẹo thiên tài: Hãy thử một trong những 30 chủ đề sự kiện gây quỹ .
  • Xác định thương hiệu - Phát triển đồ họa tương ứng cho sự kiện của bạn để quảng bá sự kiện đó hoặc quyết định xem bạn có đang sử dụng biểu trưng của tổ chức phi lợi nhuận của mình hay không. Nếu vậy, hãy nhất quán với thương hiệu của bạn đồng thời thêm một yếu tố gây chú ý bằng hình ảnh.
  • Đặt bất kỳ bảo mật nào - Cân nhắc xem bạn có cần nhân viên an ninh tại sự kiện của mình không và nếu có, hãy tính vào ngân sách của bạn.
  • Đăng ký nhà cung cấp và giải trí - Xác định và đặt chỗ cho diễn giả, ban nhạc / DJ, giải trí, nhiếp ảnh gia / quay phim và người phục vụ ăn uống (nếu một người không đến địa điểm). Sau khi các nhà cung cấp xác nhận sự tham gia của họ, hãy nhờ một thành viên ủy ban hoặc bộ phận tổ chức sự kiện của bạn làm việc với họ để sắp xếp việc đi lại cần thiết. Truyền đạt mục tiêu và kỳ vọng của bạn cho sự kiện và cho người nói hoặc người giải trí. Ký bất kỳ hợp đồng cần thiết nào và thanh toán bất kỳ khoản tiền gửi cần thiết nào.

Ba tháng hết

  • Lên kế hoạch đậu xe - Xem xét nơi mọi người sẽ đậu xe, và nếu bạn cần thuê hoặc tuyển dụng những người trông xe tình nguyện. Việc có sẵn bản đồ bãi đậu xe trên trang web của bạn và gửi cho mọi người thông tin đó trước buổi gây quỹ thường rất hữu ích. Nếu đó là một sự kiện trang trọng, hãy cân nhắc việc có dịch vụ đỗ xe cho khách. Mẹo thiên tài : Thêm tệp đính kèm vào đăng ký của bạn để đơn giản hóa chi tiết sự kiện cho người tham dự.
  • Đừng quên cơ sở vật chất - Đó không phải là điều hấp dẫn nhất để nghĩ đến, nhưng hãy đảm bảo bạn lập chiến lược địa điểm của bạn có bao nhiêu phòng vệ sinh tương ứng với số lượng người tham dự. Bạn có thể cần mang theo bô cầm tay.
  • Tạo kế hoạch B - Nếu sự kiện của bạn diễn ra bên ngoài, hãy chuẩn bị sẵn phương án B cho mưa, cho dù đó là lều hay địa điểm thay thế.
  • Đặt hoa - Nếu bạn sắp có hoa tại sự kiện của mình, hãy quyết định loại hoa bạn muốn và đặt hàng. Cân nhắc sử dụng hoa đang trong mùa vào thời điểm diễn ra sự kiện để tiết kiệm chi phí. Cây xanh cũng là một lựa chọn thân thiện với ngân sách.
  • Lập kế hoạch thực đơn - Hoàn thiện thực đơn của bạn với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống. Nếu bạn định in menu cho bảng, hãy tiếp tục và quyết định bố cục và phông chữ. In chúng ngay bây giờ hoặc đặt lời nhắc in chúng ra một tháng.
  • Quảng cáo - Ba đến bốn tháng sau là thời gian tốt nhất để bắt đầu quảng cáo sự kiện của bạn để đảm bảo sự kiện đó xuất hiện trên lịch của mọi người. Bạn có thể chia sẻ thông tin trên phương tiện truyền thông xã hội, thông qua bản tin email và / hoặc lưu ngày - bản sao gửi qua thư hoặc lời mời kỹ thuật số.
  • Thiết lập đăng ký trực tuyến - Tạo ra một đăng ký trực tuyến nếu có thể hợp lý hóa các RSVP và thanh toán của bạn trong một hệ thống.
  • Xác minh người tham dự - Có một hệ thống nơi bạn có thể ghi lại những người đang tham dự và nếu họ đã trả tiền. Quyết định xem bạn đang gửi thư hoặc gửi vé điện tử. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem bạn sẽ làm gì nếu những người không có trong danh sách trả lời xuất hiện vào đêm sự kiện. Mẹo thiên tài : Tải xuống thông tin sự kiện với DesktopLinuxAtHome báo cáo tùy chỉnh .
  • Lời mời mục tiêu - Phục vụ quảng cáo của bạn cho đối tượng mục tiêu của bạn. Những gì hiệu quả với thế hệ millennials không giống như cách tiếp cận để sử dụng với những đứa trẻ bùng nổ. Bất kể khán giả của bạn là gì, bạn phải thuyết phục mọi người rằng sự kiện này xứng đáng với thời gian và tiền bạc của họ.
  • Mời các nhà tài trợ chính - Mời cá nhân các nhà tài trợ chính của bạn. Chỉ định một nhân viên phát triển hoặc nhân viên khác để kêu gọi và mời các nhà tài trợ tham dự sự kiện.
  • Touch Base với Loa / Giải trí - Làm việc với diễn giả hoặc nghệ sĩ giải trí cho sự kiện để xác nhận mong đợi của bạn cho buổi tối.
  • Lên lịch tình nguyện viên - Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi sự kiện của bạn, hãy cân nhắc yêu cầu tình nguyện viên giúp đỡ , cả trước và ngày diễn ra sự kiện. Cung cấp cho họ thẻ tên hoặc áo sơ mi và thức ăn vào ngày diễn ra sự kiện.

Một tháng ra

  • Xác nhận chương trình làm việc - Hoàn thiện chương trình / dòng thời gian với tất cả những người chơi chính. Đảm bảo rằng tất cả người tham gia / người biểu diễn / người phụ trách đều biết lịch trình và kỳ vọng. Cung cấp cho họ một đầu mối liên hệ nếu họ có thắc mắc.
  • Gửi những lời mời - Gửi thư mời chính thức từ bốn đến sáu tuần trước khi sự kiện diễn ra và đảm bảo gửi kèm cách trả lời với thời hạn hai tuần trước sự kiện để bạn có ý tưởng tốt về các con số.
  • Lên kế hoạch cho âm nhạc xung quanh - Quyết định nhạc nền nếu một ban nhạc hoặc DJ không hát phần này cho sự kiện của bạn.
  • Xác nhận tài trợ - Xác nhận tất cả các tài trợ của công ty và tư nhân của bạn và cho họ biết cách chúng sẽ được công nhận.

Hai tuần ra

  • Tổ chức thanh toán - Lập kế hoạch phương thức thanh toán cho nhà cung cấp, người biểu diễn, nhiếp ảnh gia và nhân viên phục vụ.
  • Xác nhận RSVP - Kiểm tra kỹ số người tham dự với địa điểm và người phục vụ để đảm bảo bạn có đủ bàn, ghế và thức ăn. Mong rằng một số người sẽ không xuất hiện và một số sẽ đến mà không có RSVPing. Nó thường cạn kiệt nhưng luôn khôn ngoan nếu có thêm ghế và một vài vị trí bổ sung.
  • Hoàn thiện kế hoạch - Gặp gỡ trưởng nhóm của bạn hoặc các chủ tịch ủy ban để thăm lại từng khu vực của tiến trình sự kiện. Đây là cơ hội tốt để lấp đầy khoảng trống và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang. Đảm bảo phát triển các kế hoạch dự phòng cần thiết.
  • Lập kế hoạch thông tin cuối cùng - Gặp gỡ ban nhạc, cacee, giải trí và tình nguyện viên để cung cấp cho họ bản đồ và dòng thời gian cập nhật cho đêm.
  • In danh sách khách và thẻ tên - Xác nhận và in danh sách khách mời, thẻ tên. Có sẵn thẻ tên trống cho khách vào phút cuối hoặc thẻ tên bị thiếu.
  • Hoàn thiện chỗ ngồi - Nếu bạn đã chỉ định chỗ ngồi, hãy xác nhận việc sắp xếp bàn và sơ đồ chỗ ngồi.
  • Lên kế hoạch dọn dẹp - Lập kế hoạch dọn dẹp và thông báo cho nhóm của bạn để họ biết phải làm gì sau khi sự kiện kết thúc. Làm rõ những gì địa điểm sẽ làm và những gì nhóm của bạn chịu trách nhiệm hoàn thành.

Ngày trước

  • Thiết lập - Nếu có thể, hãy sắp xếp địa điểm vào ngày hôm trước (hoặc vào sáng sớm ngày diễn ra sự kiện). Đảm bảo rằng tất cả các biển báo đã được dựng lên, bảng được đặt đúng vị trí và khu vực đăng ký bao gồm bảng tên, danh sách đăng ký, bút và giấy.
  • Chạy thực hành - Nếu đây là một sự kiện lớn hoặc phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động, hãy cân nhắc thực hiện một cuộc chạy thử để đảm bảo bạn biết mọi thứ sẽ được thiết lập ở đâu và những người cần ở đâu và khi nào.
  • Xác nhận tất cả chi tiết - Ngày trước cũng quan trọng như ngày diễn ra sự kiện. Xác nhận tất cả các chi tiết chính và phụ quan trọng đối với sự kiện như giao hoa / đồ trang trí, đặt đồ ăn, lịch trình và chuyến đi của diễn giả.
  • Kiểm tra kỹ thời tiết - Nếu trời có mưa, hãy thực hiện Kế hoạch B cho các sự kiện ngoài trời và chuẩn bị sẵn ô dù và có nhân viên đỗ xe cho các sự kiện trong nhà. Mặc dù mưa sẽ không làm ai bị thương, nhưng mọi người có xu hướng chọn không tham gia các sự kiện khi thời tiết xấu.

Ngay sự kiện

  • Hoàn tất thiết lập - Thiết lập bất cứ điều gì mà bạn không thể làm ngày trước.
  • Giao tiếp - Đảm bảo rằng tất cả nhân viên, tình nguyện viên và nhà cung cấp đều có bản sao của lịch trình, hướng dẫn và số điện thoại liên hệ nếu họ cần liên hệ với ai đó.
  • Cô găng giải quyêt - Trả tiền cho nhà cung cấp và đảm bảo cảm ơn họ.
  • Đặt biển báo đỗ xe - Nếu cần, hãy đặt biển báo đỗ xe hướng dẫn khách đỗ xe ở đâu. Chặn những khu vực mọi người không nên đỗ xe và có thể cố gắng làm như vậy.
  • Hoàn thành Kiểm tra Tình nguyện viên - Kiểm tra với các tình nguyện viên để đảm bảo rằng họ có mọi thứ họ cần.
  • Chào mừng nồng nhiệt - Bất kể điều gì đang diễn ra ở hậu trường, hãy chào khách bằng một nụ cười và cho họ biết bạn rất vui vì họ đã đến.

Sau sự kiện

  • Viết ghi chú cảm ơn - Đảm bảo cảm ơn những người tham gia, nhà tài trợ, nhà tài trợ và tình nguyện viên của bạn sau sự kiện. Một ghi chú hoặc một cuộc gọi điện thoại là một chặng đường dài vì mọi người đã dành thời gian, năng lượng và tiền bạc để làm cho sự kiện của bạn thành công. Khi mọi người cảm thấy được đánh giá cao, họ có nhiều khả năng sẽ tham gia lại. Hãy tận dụng cơ hội để nhắc nhở họ những gì mà sự hỗ trợ của họ đã giúp hoàn thành.
  • Hoàn thành một phân tích đầy đủ - Phân tích chi phí, doanh thu và thời gian ước tính diễn ra sự kiện để xác định số tiền bạn đã huy động được cho mục đích của mình và bạn, nhân viên và tình nguyện viên đã mất bao nhiêu thời gian. Sử dụng thông tin này để quyết định cách xử lý sự kiện tương tự trong tương lai.

Lập kế hoạch cho một sự kiện gây quỹ có thể là một quá trình suôn sẻ với một kế hoạch được vạch ra rõ ràng và một đội ngũ tuyệt vời. Hãy nhớ tập trung vào bức tranh lớn trong suốt quá trình và theo dõi thời gian và chi phí của bạn để tối đa hóa nỗ lực gây quỹ của bạn.



ý tưởng gây quỹ cho các trường trung học

Andrea Johnson là một người Texas bản địa hiện đang sống ở Charlotte, N.C., với chồng và hai con gái. Cô ấy thích chạy, chụp ảnh và ăn sô cô la ngon.


DesktopLinuxAtHome giúp tổ chức tổ chức phi lợi nhuận dễ dàng.


Bài ViếT Thú Vị

Editor Choice

50 Ý tưởng Phục vụ Cộng đồng cho Gia đình
50 Ý tưởng Phục vụ Cộng đồng cho Gia đình
Hãy trả lại cho cộng đồng của bạn như một gia đình với những ý tưởng này, từ việc gây quỹ và quyên góp cho đến thực hiện các dự án chung tay.
25 Trò chơi và Hoạt động Cắm trại
25 Trò chơi và Hoạt động Cắm trại
Hãy tận hưởng niềm vui ngoài trời trong chuyến cắm trại tiếp theo của bạn với những trò chơi và hoạt động này chắc chắn sẽ giúp trại viên của bạn vui vẻ khi làm kỷ niệm.
20 phim hay nhất về ngày lễ tình nhân
20 phim hay nhất về ngày lễ tình nhân
Thưởng thức những bộ phim yêu thích về Ngày lễ tình nhân này với một người đặc biệt!
Tạo kỷ niệm cho gia đình
Tạo kỷ niệm cho gia đình
Hãy xem những ý tưởng đơn giản này để giúp gia đình bạn tạo nên những kỷ niệm cùng nhau
40 Ý tưởng để Tạo và Quảng bá Báo cáo Thường niên cho Tổ chức Phi lợi nhuận của bạn
40 Ý tưởng để Tạo và Quảng bá Báo cáo Thường niên cho Tổ chức Phi lợi nhuận của bạn
Chọn bố cục, nội dung và dữ liệu phù hợp cho báo cáo thường niên của tổ chức phi lợi nhuận của bạn để minh họa năm của bạn cho các nhà tài trợ, tình nguyện viên và công chúng.
30 Ý tưởng Chủ đề Gala Gây quỹ
30 Ý tưởng Chủ đề Gala Gây quỹ
Lên kế hoạch gây quỹ đáng nhớ cho tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức từ thiện của bạn với những ý tưởng dạ tiệc độc đáo này.
30 người gây quỹ cho học sinh trung học
30 người gây quỹ cho học sinh trung học
30 ý tưởng gây quỹ để giúp học sinh trung học gây quỹ cho các chuyến đi, dự án và tổ chức từ thiện.